La digitalisation des données permet aux entreprises de mieux sécuriser les informations contenues dans leurs documents papier, mais aussi d’en faciliter l’accès. Bien qu’elle soit indispensable, la saisie est chronophage et de fait coûteuse. La délocalisation de cette tâche permet de remédier à ces inconvénients.

Une meilleure organisation en interne

Pour garantir sa pérennité, une entreprise ne peut pas se permettre de mobiliser ses collaborateurs dans des tâches secondaires comme la saisie des données. Le volume des documents à saisir étant souvent conséquent, cette activité prend assurément beaucoup du temps, qu’une entreprise ne peut se permettre de perdre. Confier cette tâche à un prestataire qualifié permet à chacun de s’acquitter des missions principales qui leur sont attribuées, d’atteindre les objectifs fixés et ainsi d’augmenter le chiffre d’affaires.

Une option plus rentable

La saisie délocalisée des données peut tout à fait être réalisée en interne. Au lieu de faire appel à ses collaborateurs et leur permettre de se consacrer au développement de l’entreprise, il est possible d’engager du personnel en plus. Le recrutement est toutefois une tâche chronophage, mais aussi coûteuse. Les personnes recrutées ne seront opérationnelles qu’après avoir été formées. Le chef d’entreprise devra également s’acquitter du salaire des opérateurs de saisie, des charges sociales, éventuellement de l’achat de matériel. La location d’un nouveau local peut aussi être indispensable, ce qui est un poste de dépense assez conséquent. L’externalisation de la saisie des données allège considérablement les charges de l’entreprise puisqu’elle rémunère seulement le prestataire à hauteur du service rendu. Le sous-traitant dispose de toutes les ressources matérielles et technologiques pour mener à bien les missions qui lui sont attribuées. Son équipe aussi est formée pour offrir des prestations de qualité.

Une prestation de qualité et flexible

La saisie de données est assez facile, mais elle prend du temps surtout pour une personne qui ne dispose pas des compétences nécessaires. Les opérateurs de saisie sont rapides dans l’exécution des missions, mais ils sont aussi attentifs, ce qui réduit largement les risques d’erreur. Les plateformes peuvent aussi mettre en place des contrôles pour garantir une prestation conforme aux exigences de l’entreprise client. Elles veillent par ailleurs à s’équiper d’outils innovants pour permettre un traitement efficace. Ces outsourcers s’adaptent aux besoins de l’entreprise client et sont aussi à même de traiter n’importe quel type de document. Elles disposent souvent d’une équipe polyvalente en mesure de saisir aussi bien des documents administratifs que des papiers commerciaux, mais aussi des documents comptables, de chèques, des enquêtes, etc. Le volume des données à saisir n’étant pas constant tout au long de l’année, le sous-traitant adapte bien sûr le coût de ses prestations au flux de travail.

Une saisie sécurisée

La sécurité des données est d’une importance capitale. Les prestataires garantissent entièrement leur confidentialité tout au long du processus. Ils recourent pour ce faire à des logiciels performants pour protéger l’accès aux données. Les serveurs aussi sont paramétrés pour mieux sécuriser leur accès. Néanmoins, les entreprises de saisie peuvent permettre à leurs clients de suivre l’avancée des missions en leur donnant accès au back-office.

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