Les réunions sont une partie essentielle de la vie de chaque organisation. Mais que vous meniez une réunion ou que vous soyez simplement assis, vous devez vous assurer que toutes les personnes impliquées tirent le meilleur parti de leur temps. Comment réussir un meeting ? Pour vous aider, voici 8 conseils pratiques pour rendre productive votre réunion.

Définissez d’abord vos objectifs

Le respect des normes, des règles de base et des directives jette les bases d’une habitude de réunion efficace. Ces normes incluent souvent des éléments tels que l’utilisation d’un ordre du jour et le respect des horaires des réunions. Quelles que soient vos règles, l’équipe de direction doit les suivre. La façon dont le groupe de leadership se réunit définit la véritable norme que tout le monde suit.

Soyez bref, mais clair

La concision n’est pas seulement l’âme de l’esprit, c’est un élément essentiel si vous voulez garder l’attention de votre équipe lors d’une réunion. Selon une étude récente, notre capacité d’attention est plus courte que jamais : huit secondes. Et bien que votre réunion dure probablement plus de huit secondes, elle ne devrait durer que le temps nécessaire pour atteindre vos objectifs spécifiques préétablis.

Soyez attentif

Lors d’une réunion, être un bon auditeur ne signifie pas simplement rester assis et hocher la tête. Au lieu de cela, engagez-vous activement avec ce que dit l’orateur. Avoir une question ? N’ayez pas peur de demander ! Si vous écoutez vraiment, il y a de fortes chances que vous ayez quelque chose d’intéressant à contribuer à la conversation.

Évitez-le multitâche

Lorsque nous pensons être multitâches, nous ne faisons que déplacer notre attention d’une chose à une autre. Donc, si vous êtes dans une longue réunion, résistez à l’envie de vérifier votre téléphone ou de rédiger un e-mail. Certes, vous pourriez penser que vous divisez votre attention, mais vous permettez en fait à votre esprit de s’éloigner du sujet en cours.

Participez au meeting

En parlant de contribution, vous devriez toujours viser à participer à une réunion, que vous l’organisiez ou non. Si vous allez à la réunion avec l’intention de participer, il est probable que vous écouterez plus attentivement et que vous porterez une plus grande attention que vous ne l’auriez fait autrement. Même si vous ne pouvez pas ajouter un mot, vous aurez tiré beaucoup plus de temps.

Fournissez un ordre du jour à l’avance

Fournissez à tous les participants un ordre du jour avant le début de la réunion. Votre ordre du jour doit inclure une brève description des objectifs de la réunion, une liste des sujets à couvrir et une liste indiquant qui abordera chaque sujet et pour combien de temps. Cela vous permettra de vous focaliser sur le meeting.

Examinez le déroulement de votre réunion

Attribuez les dernières minutes de chaque réunion comme temps pour passer en revue les questions suivantes : Qu’est-ce qui a bien fonctionné lors de cette réunion ? Que pouvons-nous faire pour améliorer notre prochaine réunion ? Chaque participant doit fournir brièvement une réponse abrégée à ces questions.

Munissez-vous des bons matériels

Vous devez vous munir des bons matériels pour animer un meeting. En effet, avoir les bons outils vous permettra non seulement de garder l’attention de vos participants, mais cela vous permettra de faciliter la communication. Pour cela, optez pour une solution visuelle impeccable avec des moniteurs fiables. Dans le cas d’un meeting à distance, une meilleure qualité visuelle est toujours gratifiante.

Organiser un meeting ou participer n’est pas toujours une mission simple. Mais si vous suivez les  conseils cites ci-dessus, vous pouvez tirer un maximum de profit de vos réunions. Pour d’autres conseils efficaces sur l’entreprise, rendez-vous ici.